Factura Electrónica (e-factura) en España en España en España

Aquí se ofrecen, respecto al derecho español, referencias cruzadas, comentarios y análisis sobre Factura Electrónica. [aioseo_breadcrumbs][rtbs name=»derecho-home»]

Introducción y Descripción

El día 1 de diciembre del año 2012 se publicó en el BOE el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

Tal como establece esta norma en su disposición final segunda, este Real Decreto incorpora al ordenamiento jurídico español las previsiones de la Directiva 2010/45/UE del Consejo, de 13 de julio de 2010, por la que se modifica la Directiva 2006/112/CE relativa al sistema común del impuesto sobre el valor añadido, en lo que respecta a las normas de facturación. Esta nueva norma, de acuerdo con la exposición de motivos, supone un decidido impulso a la facturación electrónica y establece un mismo trato para la factura en papel y la electrónica.

¿Qué es la factura electrónica?

Factura electrónica es aquélla que se ajuste a lo establecido en el Real Decreto 1619/2012 y que haya sido expedida y recibida en formato electrónico (art. 9.1).

¿Es cierto que se equipara a la factura en papel?

En un primer momento lo parece, ya que al menos eso aparenta inferirse de la lectura del artículo 8 del Real Decreto: en este precepto se prevé que independientemente de su formato (papel o electrónico), la factura:

• Debe permitir garantizar al obligado a su expedición la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el período de conservación.
• La autenticidad de su origen garantizará la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura.
• La integridad de su contenido garantizará que el mismo no ha sido modificado.

Al menos en este punto se equipararán factura en papel y electrónica; pero al llegar al artículo 9.2, vemos que la expedición de la factura electrónica estará condicionada a que su destinatario haya dado su consentimiento. Por lo tanto, su equiparación es bastante relativa, ya que ésta se condiciona a que una parte emita dicha factura y la otra consienta el uso de este formato.

La siguiente pregunta obligada: ¿Cómo se garantizan la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad?

Las dos primeras (autenticidad de origen, integridad de contenido) se garantizarán mediante:

• Firma electrónica avanzada de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2.2 de la Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de diciembre de 1999, por la que se establece un marco comunitario para la firma electrónica, basada, bien en un certificado reconocido y creada mediante un dispositivo seguro de creación de firmas, de acuerdo con lo dispuesto en los apartados 6 y 10 del artículo 2 de la mencionada Directiva, o bien, en un certificado reconocido, de acuerdo con lo dispuesto en el apartado 10 del artículo 2 de la mencionada Directiva.
• Intercambio electrónico de datos (EDI), tal como se define en el artículo 2 del anexo I de la Recomendación 94/820/CE de la Comisión, de 19 de octubre de 1994, relativa a los aspectos jurídicos del intercambio electrónico de datos, cuando el acuerdo relativo a este intercambio prevea la utilización de procedimientos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de los datos.
• Otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.

Llegados a este punto, es muy interesante comparar el contenido de este precepto (art. 10.1 del Real Decreto 1619/2012) con el artículo 18 del Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, y se modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, recién derogado (en el caso de una norma, cuando se suprime una parte; si se elimina en su totalidad es una ley abrogada; véase abrogación o abrogatio) por el nuevo Real Decreto.

El contenido de ambos preceptos es totalmente paralelo:

• El nuevo apartado a) abre la posibilidad de firmar con firma electrónica basada en un certificado reconocido, de acuerdo con lo dispuesto en el art. 2.10 de la Directiva 1999/93/CE, sin que ya sea imprescindible que la firma sea creada mediante el dispositivo seguro de creación de firmas que define el art. 2.6 de la misma Directiva (posibilidad que, tal como hemos visto, se mantiene). De algún modo, pues, se relajan los requisitos de la firma que debe contener una factura electrónica de cara a que pueda garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido.
• El nuevo apartado b), relativo a los EDI, es idéntico al anterior.
• Aquí sí se que presentan cambios notables, también en la línea de relajación de requisitos antes apuntada. Si bien ahora se habla de comunicación a la AEAT de los medios usados y de su validación por parte de ésta, antes este medio de garantía de la autenticidad de las facturas pasaba porque los interesados propusieran los elementos en cuestión a la AEAT y ésta los autorizara. A tal efecto, los interesados deben solicitar autorización a la AEAT indicando los elementos que permitan garantizar la autenticidad del origen e integridad del contenido de las facturas o documentos sustitutivos remitidos.

En relación con la autenticidad de origen, la integridad de contenido, pero también la legibilidad de las facturas electrónicas, el capítulo IV del Real Decreto trata sobre la conservación de las facturas y otros documentos. Sobre la cuestión de la legibilidad – no tratada hasta ahora – regula el artículo 21 del Real Decreto, que dispone que la conservación de documentación (no sólo facturas, sino todos los documentos enumerados en el art. 19) por medios electrónicos se deberá efectuar de manera que se asegure su legibilidad en el formato original en el que se hayan recibido o remitido, así como, en su caso, la de los datos asociados y mecanismos de verificación de firma u otros elementos autorizados que garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.

Asimismo, la Administración puede exigir en cualquier momento tanto a emisor como a receptor que transformen los documentos en lenguaje legible; y de acuerdo con lo que disponen los artículo 21.2 y 23, la gestión de la documentación en formato electrónico debe garantizar que los órganos de la Administración tributaria puedan acceder en línea a ellos.

Autor: Susana Macías

Práctica

La Factura Electrónica permite generar, firmar y emitir, o recibir y almacenar facturas, en formato digital, dinamizando los procesos de cobro y de pago.

La factura electrónica es un documento digital generado informáticamente cuyo envío al destinatario se realiza por medios telemáticos. Es equivalente a la factura en papel y conserva el mismo valor legal, garantizando la autenticidad del origen y la integridad de su contenido.

La empresa trabaja con una aplicación totalmente web dentro de su banca electrónica sin necesidad de instalar ningún tipo de software en sus sistemas informáticos. Simplemente se identifica con sus claves de banca electrónica. También puede realizar una integración completa con su sistema informático de gestión.

En teoría, es un sistema sencillo, seguro y rápido. La empresa no necesita certificado electrónico ya que es la entidad financiera quien:

• Firma, emite y notifica las facturas emitidas.
• Recibe y custodia las facturas recibidas.
• Garantiza su conservación en el tiempo y asegura el cumplimiento de los requisitos exigidos por la administración tributaria.