Secretario de la Comunidad de Propietarios en España en España

Aquí se ofrecen, respecto al derecho español, referencias cruzadas, comentarios y análisis sobre Secretario de la Comunidad de Propietarios. [aioseo_breadcrumbs][rtbs name=»derecho-home»]

En el Funcionamiento de la Comunidad de Propietarios

Ideas Básicas

Puede coincidir con el administrador, funciones de levantar acta, expedir certificados y custodiar los libros y documentos de la comunidad.

Nota: véase también la información sobre el presidente de la Comunidad de Propietarios en España, los vicepresidentes de la Comunidad de Propietarios en España y el administrador de la Comunidad de Propietarios en España.

El Secretario de la Junta de Propietarios en España

Con la Ley 8/1999, las funciones del Secretario han cobrado protagonismo y han adquirido autonomía respecto de las funciones del Administrador, a pesar de que las mismas se acumularán con las competencias de éste (e incluso del Presidente) en el caso de que los Estatutos o la Junta de propietarios no decidan la provisión de estos cargos de forma independiente (art. 13. 5 y 6 LPH). En primer lugar, es el encargado de todas las notificaciones (vgr. de acuerdos a los ausentes, art. 17.1ª, IV y en general, por lo dispuesto en el art. 18.3 LPH; del acta, art. 19.3 LPH; convocatorias, art. 16 LPH) conforme al art. 9 (con la asunción de responsabilidad por los complejos plazos y excepciones derivadas de la notificación de los acuerdos a ausentes de la Junta, ex art. 17.1ª, IV, y a ausentes del piso o local en el momento de la notificación, ya que el Secretario será el responsable de cursar las citaciones en tiempo y forma, aún cuando la convocatoria la elabore formalmente el Presidente, y éste sea el responsable de su contenido).

Es asimismo el encargado de la redacción del acta de la Junta y su reflejo en el Libro de actas conforme a lo dispuesto en al art. 19.2 y decidiendo en cada caso si la inclusión en la misma de los nombres de los propietarios que votan a favor o en contra de los mismos será relevante para la validez del acuerdo (art. 19.2 LPH). El cierre del Acta con su firma, juntamente con la del Presidente se entiende requisito insubsanable, con la interpretación ya vista (art. 19.3). Habrá de cerrar el acta en el plazo establecido en el art. 19.3, y remitirla a los propietarios conforme a lo dispuesto en el art. 9. Asimismo deberá proceder a la subsanación cuando existan defectos o errores en la misma, y someter esta operación a la ratificación de la Junta de Propietarios en la siguiente reunión.

El art. 19.4 LPH impone al Secretario el deber de custodiar los libros de actas y de conservar durante el plazo de cinco años todos los actos de comunicación, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones, función que adquiere mayor importancia en tanto en cuanto se considere que existen determinadas decisiones adoptadas por los propietarios (acuerdos inexistentes o pseudoacuerdos) que no serán convalidables por el transcurso de los plazos de impugnación a que se refiere el art. 18 de la Ley. A esta custodia documental habrá que añadir en el futuro la del Libro del Edificio regulado en el art. 7 LOE, conforme al art. 16 de la misma (expresamente encomendada a los órganos comunitarios por el art. 9 D de Cataluña 206/1992, por el art. 14 Ley 2/1999 y D 349/1999, de la CA de Madrid, el D 80/2001 de la CA de Murcia, el D Foral 322/2000 de Navarra, la Ley 3/2001 de Extremadura y el Decreto 38/2004, por el que se regula el Libro del Edificio en La Rioja ambos en sus preceptos reguladores del Libro del Edificio).

El Secretario desempeña una función fundamental en cuanto al cumplimiento de las formalidades necesarias a fin de privar legalmente del derecho de voto al propietario que no se halle al corriente en su deber de contribuir a los gastos a que se refiere el art. 9. e) LPH (art. 15.2 LPH), tanto en la convocatoria (art. 16 LPH), como en la exclusión de su cuota y voto personal del cómputo realizado en la Junta, y su transcripción al acta (art. 19.3 LPH). El Secretario certificará asimismo el estado de deudas del piso o local que se proceda a transmitir, a fin de dar cumplimiento al deber de información que establece el art. 9.1.e) a cargo del transmitente, a no ser que haya sido expresamente exonerado de esta obligación por parte del adquirente.

Las certificaciones del Secretario de la comunidad se constituyen en requisito de procedibilidad en dos supuestos. En el caso del art. 7.2 IV, la Junta de propietarios ha de aprobar la actuación del Presidente en juicio cuando entable la acción de cesación contra el propietario o el ocupante del piso o local en el que se realicen actividades prohibidas en los Estatutos, que resulten dañosas para la finca o que contravengan las disposiciones generales sobre actividades molestas, insalubres, nocivas, peligrosas o ilícitas. El Secretario será el encargado de certificar el acuerdo, que se acompañará de una acreditación del requerimiento fehaciente que habrá de realizar previamente el Presidente junto con la demanda. En segundo lugar, en cuanto al procedimiento judicial previsto en el art. 21.

Una de las funciones más relevantes del Secretario en el nuevo orden comunitario introducido por la Ley 8/1999 es la de certificar el acuerdo de la Junta aprobatorio de las liquidaciones de las deudas de los propietarios, con el visto bueno del Presidente, así como notificar dichos acuerdos a los propietarios afectados; y posteriormente, certificar la autorización de la Junta de propietarios por que el Presidente o el Administrador adquieren la legitimación procesal para acudir al proceso monitorio. Dichos documentos se constituyen en requisitos de procedibilidad sin los cuales el Juez no podrá dar curso a las demandas dirigidas a hacer efectiva la responsabilidad del propietario en la forma dispuesta en el art. 21 LPH.

Para acreditar la adopción de acuerdos en el ámbito registral, la DGRN admite -junto a la posibilidad de aportar testimonio notarial del contenido del libro de actas- la certificación expedida por el órgano de la comunidad de propietarios a quien corresponda esa facultad, si bien, en este último caso es exigible aseveración notarial con referencia al libro de actas, de que el autor de la certificación se halla en el ejercicio del cargo (RDGRN 23.6.2001, RA 5686).

Fuente: María Carmen González